5 astuces faciles pour construire des rapports Excel clairs et professionnels

La présentation d’un document Excel est importante à soigner pour garantir une bonne lisibilité. Cependant, cela nécessite plusieurs configurations. Découvrez quelques astuces pouvant aider à construire des rapports Excel clairs et professionnels.

La mise en forme

La mise en forme ou la structuration d’une page Excel n’est généralement pas utile étant donné qu’elle sert à faire des calculs. De ce fait, la seule chose qu’il y a lieu de faire est de soigner la présentation des résultats pour donner une bonne visibilité et une bonne lisibilité des données. Il s’agira donc de :

  • Définir une zone d’impression : il est question de définir les cellules à imprimer, car c’est un fichier destiner à être imprimé afin d’éviter les mauvaises surprises après. Ainsi, cliquez sur l’onglet mise en page-zone impression du ruban Excel après avoir sélectionné les cellules.
  • Masquer le quadrillage et les en-têtes : allez dans l’onglet affichage du ruban Excel et de décochez les cases quadrillage et en-tête.
  • Utiliser le zoom idéal : essayez déjà de réduire le niveau de zoom lorsque vos données ne tiennent pas sur l’écran ou sur une page avant de réduire la taille des polices. Vous trouverez la barre de zoom en bas à droite de la fenêtre.

Vous pouvez en savoir plus en visitant le site apprendreexcel.com.

Formater les valeurs

Il est question de limiter et d’homogénéiser le nombre de décimales après la virgule concernant les valeurs numériques. Aussi, il est recommandé d’utiliser le format de données adapté aux données que vous devez présenter. De ce fait, vous devez donc appliquer un format dates lorsqu’il s’agit de dates. Mais, quand il faut présenter des montants, préférez le format monétaire/comptabilité, etc. Par ailleurs, allez dans l’onglet accueil situé sur le ruban Excel, cliquez ensuite sur Nombre, puis sélectionnez le format approprié dans la liste qui va s’ouvrir pour changer le format appliqué par défaut dans la cellule.

La conversion des plages en tableau Excel

Il est souvent préférable de convertir les plages de données en tableau, car Excel dispose d’une fonctionnalité pouvant permettre de mettre systématiquement en forme les plages de cellules offrant ainsi une visibilité plus agréable. Cette mise en forme présente beaucoup d’avantages à savoir :

  • Une visibilité plus agréable du fichier ;
  • Chaque en-tête contient désormais un bouton de tri filtre ;
  • Les tables sont dynamiques, etc.

Constituez des blocs d’informations

L’objectif des blocs d’informations est de rendre votre présentation plus claire et agréable à lire. Vous devez donc créer des zones propres à chaque type de résultats en :

  • Créant des espaces entre les groupes d’informations : pour cela, il suffit d’insérer des sauts de colonnes et des sauts de lignes.
  • Alignez les graphiques : il s’agit d’aligner le cadre du graphique avec les tableaux adjacents ou autres graphiques lorsque votre document est composé de graphiques.

Utilisez les onglets pour structurer votre document

Toujours dans le cadre d’améliorer la lisibilité et le professionnalisme de vos documents, la structuration de votre feuille de calcul est indispensable. Ainsi, lorsque votre feuille présente des données de sources différentes, il est préférable de les séparer afin de pouvoir les mettre à jour individuellement. De ce fait, créez un onglet pour chaque source de données comme des onglets formules ou calculs dans la zone des calculs. Ensuite, présentez vos résultats dans un onglet appelé synthèse.

La mise en forme claire et attrayante permet de présenter des rapports Excel clairs et professionnels.