Die Präsentation eines Dokuments Excel ist wichtig, um eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten. Dies erfordert jedoch mehrere Konfigurationen. Entdecken Sie einige Tipps, die Ihnen helfen können, klare und professionelle Excel-Berichte zu erstellen.
Die Formatierung
Die Formatierung oder Strukturierung einer Excel-Seite ist in der Regel nicht notwendig, da sie zum Berechnen dient. Daher besteht das einzige, was zu tun ist, darin, die Präsentation der Ergebnisse zu verbessern, um eine gute Sichtbarkeit und Lesbarkeit der Daten zu gewährleisten. Es geht also darum:
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- Ein Druckbereich definieren: Es geht darum, die Zellen zu definieren, die gedruckt werden sollen, da es sich um eine Datei handelt, die zum Drucken bestimmt ist, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Seitenlayout-Druckbereich im Excel-Menüband, nachdem Sie die Zellen ausgewählt haben.
- Gitternetzlinien und Kopfzeilen ausblenden: Gehen Sie zur Registerkarte Ansicht im Excel-Menüband und deaktivieren Sie die Kästchen für Gitternetzlinien und Kopfzeilen.
- Den idealen Zoom verwenden: Versuchen Sie zunächst, den Zoomlevel zu reduzieren, wenn Ihre Daten nicht auf den Bildschirm oder auf eine Seite passen, bevor Sie die Schriftgröße verringern. Sie finden die Zoomleiste unten rechts im Fenster.
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Werte formatieren
Es geht darum, die Anzahl der Dezimalstellen nach dem Komma für numerische Werte zu begrenzen und zu homogenisieren. Außerdem wird empfohlen, das Datenformat zu verwenden, das für die Daten, die Sie präsentieren müssen, geeignet ist. Daher sollten Sie ein Datumsformat anwenden, wenn es sich um Daten handelt. Wenn es jedoch darum geht, Beträge darzustellen, bevorzugen Sie das Währungs-/Buchhaltungsformat usw. Gehen Sie außerdem zur Registerkarte Start im Excel-Menüband, klicken Sie dann auf Zahl und wählen Sie das geeignete Format aus der Liste aus, die sich öffnet, um das standardmäßig angewendete Format in der Zelle zu ändern.
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Die Umwandlung von Bereichen in Excel-Tabellen
Es ist oft besser, Datenbereiche in Tabellen zu konvertieren, da Excel über eine Funktion verfügt, die es ermöglicht, die Zellbereiche systematisch zu formatieren, was eine angenehmere Sichtbarkeit bietet. Diese Formatierung hat viele Vorteile, nämlich:
- Eine angenehmere Sichtbarkeit der Datei;
- Jede Kopfzeile enthält jetzt eine Sortier-Filtertaste;
- Die Tabellen sind dynamisch usw.
Erstellen Sie Informationsblöcke
Das Ziel der Informationsblöcke ist es, Ihre Präsentation klarer und angenehmer zu gestalten. Sie sollten daher Bereiche für jeden Typ von Ergebnissen schaffen, indem Sie:
- Abstände zwischen den Informationsgruppen schaffen: Dazu genügt es, Spaltenumbrüche und Zeilenumbrüche einzufügen.
- Diagramme ausrichten: Es geht darum, den Rahmen des Diagramms mit den angrenzenden Tabellen oder anderen Diagrammen auszurichten, wenn Ihr Dokument aus Diagrammen besteht.
Verwenden Sie Registerkarten, um Ihr Dokument zu strukturieren
Um die Lesbarkeit und Professionalität Ihrer Dokumente zu verbessern, ist die Strukturierung Ihres Arbeitsblatts unerlässlich. Wenn Ihr Blatt Daten aus verschiedenen Quellen enthält, ist es besser, diese zu trennen, um sie einzeln aktualisieren zu können. Erstellen Sie daher eine Registerkarte für jede Datenquelle, wie z.B. Registerkarten für Formeln oder Berechnungen im Berechnungsbereich. Präsentieren Sie dann Ihre Ergebnisse in einer Registerkarte namens Zusammenfassung.
Eine klare und ansprechende Formatierung ermöglicht es, klare und professionelle Excel-Berichte zu präsentieren.