La presentación de un documento Excel es importante cuidarla para garantizar una buena legibilidad. Sin embargo, esto requiere varias configuraciones. Descubre algunos consejos que pueden ayudar a construir informes de Excel claros y profesionales.
El formato
El formato o la estructuración de una página de Excel generalmente no es útil dado que sirve para hacer cálculos. Por lo tanto, lo único que hay que hacer es cuidar la presentación de los resultados para dar una buena visibilidad y legibilidad de los datos. Se tratará de:
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- Definir un área de impresión: se trata de definir las celdas a imprimir, ya que es un archivo destinado a ser impreso para evitar sorpresas desagradables después. Así, haz clic en la pestaña de diseño de página-área de impresión en la cinta de Excel después de haber seleccionado las celdas.
- Ocultar la cuadrícula y los encabezados: ve a la pestaña de vista en la cinta de Excel y desmarca las casillas de cuadrícula y encabezado.
- Usar el zoom ideal: intenta reducir el nivel de zoom cuando tus datos no caben en la pantalla o en una página antes de reducir el tamaño de las fuentes. Encontrarás la barra de zoom en la parte inferior derecha de la ventana.
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Formatear los valores
Se trata de limitar y homogeneizar el número de decimales después de la coma en relación con los valores numéricos. Además, se recomienda utilizar el formato de datos adecuado para los datos que debes presentar. Por lo tanto, debes aplicar un formato de fechas cuando se trata de fechas. Pero, cuando hay que presentar montos, prefiere el formato monetario/contabilidad, etc. Además, ve a la pestaña de inicio en la cinta de Excel, haz clic en Número, y luego selecciona el formato apropiado en la lista que se abrirá para cambiar el formato aplicado por defecto en la celda.
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La conversión de rangos en tabla de Excel
A menudo es preferible convertir los rangos de datos en tabla, ya que Excel tiene una funcionalidad que permite formatear sistemáticamente los rangos de celdas, ofreciendo así una visibilidad más agradable. Este formato presenta muchas ventajas, a saber:
- Una visibilidad más agradable del archivo;
- Cada encabezado ahora contiene un botón de filtro de ordenación;
- Las tablas son dinámicas, etc.
Crea bloques de información
El objetivo de los bloques de información es hacer que tu presentación sea más clara y agradable de leer. Por lo tanto, debes crear áreas propias para cada tipo de resultados al:
- Crear espacios entre los grupos de información: para ello, basta con insertar saltos de columnas y saltos de líneas.
- Alinear los gráficos: se trata de alinear el marco del gráfico con las tablas adyacentes u otros gráficos cuando tu documento está compuesto por gráficos.
Utiliza las pestañas para estructurar tu documento
Siempre en el marco de mejorar la legibilidad y el profesionalismo de tus documentos, la estructuración de tu hoja de cálculo es indispensable. Así, cuando tu hoja presenta datos de diferentes fuentes, es preferible separarlos para poder actualizarlos individualmente. Por lo tanto, crea una pestaña para cada fuente de datos como pestañas de fórmulas o cálculos en el área de cálculos. Luego, presenta tus resultados en una pestaña llamada resumen.
Un formato claro y atractivo permite presentar informes de Excel claros y profesionales.