La presentazione di un documento Excel è importante da curare per garantire una buona leggibilità. Tuttavia, ciò richiede diverse configurazioni. Scopri alcuni suggerimenti che possono aiutare a costruire rapporti Excel chiari e professionali.
La formattazione
La formattazione o la strutturazione di una pagina Excel non è generalmente utile poiché serve a fare calcoli. Pertanto, l’unica cosa da fare è curare la presentazione dei risultati per garantire una buona visibilità e leggibilità dei dati. Si tratterà quindi di:
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- Definire un’area di stampa: si tratta di definire le celle da stampare, poiché è un file destinato ad essere stampato per evitare brutte sorprese in seguito. Quindi, fai clic sulla scheda layout di pagina-area di stampa della barra multifunzione di Excel dopo aver selezionato le celle.
- Nascondere la griglia e le intestazioni: vai alla scheda visualizzazione della barra multifunzione di Excel e deseleziona le caselle griglia e intestazione.
- Utilizzare lo zoom ideale: prova a ridurre il livello di zoom quando i tuoi dati non stanno sullo schermo o su una pagina prima di ridurre la dimensione dei caratteri. Troverai la barra di zoom in basso a destra della finestra.
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Formattare i valori
Si tratta di limitare e omogeneizzare il numero di decimali dopo la virgola per quanto riguarda i valori numerici. Inoltre, è consigliato utilizzare il formato di dati adatto ai dati che devi presentare. Pertanto, devi applicare un formato date quando si tratta di date. Ma, quando è necessario presentare importi, preferisci il formato monetario/contabilità, ecc. Inoltre, vai alla scheda home situata sulla barra multifunzione di Excel, fai clic su Numero, quindi seleziona il formato appropriato dall’elenco che si aprirà per cambiare il formato applicato per impostazione predefinita nella cella.
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La conversione degli intervalli in tabella Excel
È spesso preferibile convertire gli intervalli di dati in tabella, poiché Excel dispone di una funzionalità che consente di formattare sistematicamente gli intervalli di celle, offrendo così una visibilità più gradevole. Questa formattazione presenta molti vantaggi, tra cui:
- Una visibilità più gradevole del file;
- Ogni intestazione contiene ora un pulsante di ordinamento filtro;
- Le tabelle sono dinamiche, ecc.
Costruisci blocchi di informazioni
L’obiettivo dei blocchi di informazioni è rendere la tua presentazione più chiara e piacevole da leggere. Devi quindi creare aree dedicate a ciascun tipo di risultati:
- Creando spazi tra i gruppi di informazioni: per fare ciò, basta inserire interruzioni di colonna e interruzioni di riga.
- Allinea i grafici: si tratta di allineare il riquadro del grafico con le tabelle adiacenti o altri grafici quando il tuo documento è composto da grafici.
Utilizza le schede per strutturare il tuo documento
Sempre nell’ambito di migliorare la leggibilità e il professionalismo dei tuoi documenti, la strutturazione del tuo foglio di calcolo è indispensabile. Quindi, quando il tuo foglio presenta dati provenienti da fonti diverse, è preferibile separarli per poterli aggiornare singolarmente. Pertanto, crea una scheda per ogni fonte di dati, come schede formule o calcoli nell’area dei calcoli. Successivamente, presenta i tuoi risultati in una scheda chiamata sintesi.
Una formattazione chiara e attraente consente di presentare rapporti Excel chiari e professionali.