De presentatie van een document Excel is belangrijk om goed te verzorgen voor een goede leesbaarheid. Dit vereist echter verschillende configuraties. Ontdek enkele tips die kunnen helpen bij het opstellen van duidelijke en professionele Excel-rapporten.
De opmaak
De opmaak of structurering van een Excel-pagina is over het algemeen niet nuttig, aangezien deze bedoeld is voor berekeningen. Daarom is het enige wat gedaan moet worden, het verzorgen van de presentatie van de resultaten om een goede zichtbaarheid en leesbaarheid van de gegevens te geven. Dit houdt in dat u:
Aanrader : Praktische tips voor het welzijn en de gezondheid van uw huisdieren
- Een afdrukgebied definiëren: het gaat erom de cellen te definiëren die afgedrukt moeten worden, omdat het een bestand is dat bedoeld is om afgedrukt te worden om onaangename verrassingen te voorkomen. Klik dus op het tabblad indeling-afdrukgebied van het Excel-lint nadat u de cellen hebt geselecteerd.
- Het raster en de kopteksten verbergen: ga naar het tabblad weergave van het Excel-lint en vink de vakjes raster en koptekst uit.
- De ideale zoom gebruiken: probeer eerst het zoomniveau te verlagen wanneer uw gegevens niet op het scherm of op een pagina passen voordat u de lettergrootte verkleint. U vindt de zoombalk rechtsonder in het venster.
U kunt meer te weten komen door de site apprendreexcel.com te bezoeken.
Waarden formatteren
Het gaat erom het aantal decimalen na de komma voor numerieke waarden te beperken en te homogeniseren. Ook wordt aangeraden om het juiste gegevensformaat te gebruiken voor de gegevens die u moet presenteren. Daarom moet u een datumformaat toepassen wanneer het om data gaat. Maar wanneer u bedragen moet presenteren, geeft u de voorkeur aan het monetaire/boekhoudformaat, enz. Ga verder naar het tabblad start op het Excel-lint, klik vervolgens op Getal en selecteer het juiste formaat in de lijst die opent om het standaard toegepaste formaat in de cel te wijzigen.
Verder lezen : Praktische tips voor het opnieuw maken van een poortdrempel bij een succesvolle renovatie
De conversie van bereiken naar Excel-tabel
Het is vaak beter om gegevensbereiken naar een tabel te converteren, omdat Excel een functie heeft die het mogelijk maakt om de cellen automatisch op te maken, waardoor een aangenamere zichtbaarheid ontstaat. Deze opmaak heeft veel voordelen, zoals:
- Een aangenamere zichtbaarheid van het bestand;
- Elke koptekst bevat nu een filter-sorteren knop;
- De tabellen zijn dynamisch, enz.
Creëer informatieblokken
Het doel van informatieblokken is om uw presentatie duidelijker en aangenamer te maken om te lezen. U moet dus schone zones creëren voor elk type resultaat door:
- Ruimte te creëren tussen de informatiegroepen: hiervoor hoeft u alleen maar kolomsprongen en regelovergangen in te voegen.
- De grafieken uit te lijnen: dit houdt in dat u het kader van de grafiek uitlijnt met de aangrenzende tabellen of andere grafieken wanneer uw document uit grafieken bestaat.
Gebruik de tabbladen om uw document te structureren
Ook in het kader van het verbeteren van de leesbaarheid en professionaliteit van uw documenten is de structurering van uw spreadsheet essentieel. Wanneer uw blad gegevens van verschillende bronnen bevat, is het beter om ze te scheiden zodat u ze afzonderlijk kunt bijwerken. Maak daarom een tabblad voor elke gegevensbron, zoals tabbladen formules of berekeningen in het berekeningsgebied. Presenteer vervolgens uw resultaten in een tabblad genaamd samenvatting.
Een duidelijke en aantrekkelijke opmaak maakt het mogelijk om duidelijke en professionele Excel-rapporten te presenteren.