A apresentação de um documento Excel é importante para garantir uma boa legibilidade. No entanto, isso requer várias configurações. Descubra algumas dicas que podem ajudar a construir relatórios Excel claros e profissionais.
A formatação
A formatação ou a estruturação de uma página Excel geralmente não é útil, uma vez que serve para fazer cálculos. Assim, a única coisa que deve ser feita é cuidar da apresentação dos resultados para proporcionar uma boa visibilidade e legibilidade dos dados. Portanto, deve-se:
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- Definir uma área de impressão: trata-se de definir as células a serem impressas, pois é um arquivo destinado a ser impresso para evitar surpresas desagradáveis depois. Assim, clique na guia layout de página-área de impressão da faixa de opções do Excel após selecionar as células.
- Ocultar a grade e os cabeçalhos: vá até a guia exibição da faixa de opções do Excel e desmarque as caixas de grade e cabeçalho.
- Usar o zoom ideal: tente já reduzir o nível de zoom quando seus dados não cabem na tela ou em uma página antes de reduzir o tamanho das fontes. Você encontrará a barra de zoom na parte inferior direita da janela.
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Formatar os valores
Trata-se de limitar e homogeneizar o número de casas decimais após a vírgula em relação aos valores numéricos. Além disso, é recomendado usar o formato de dados adequado aos dados que você deve apresentar. Assim, você deve aplicar um formato de datas quando se trata de datas. Mas, quando for apresentar montantes, prefira o formato monetário/contabilidade, etc. Além disso, vá até a guia inicial localizada na faixa de opções do Excel, clique em Número e, em seguida, selecione o formato apropriado na lista que se abrirá para mudar o formato aplicado por padrão na célula.
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A conversão de intervalos em tabela Excel
É frequentemente preferível converter os intervalos de dados em tabela, pois o Excel possui uma funcionalidade que permite formatar sistematicamente os intervalos de células, oferecendo assim uma visibilidade mais agradável. Essa formatação apresenta muitas vantagens, a saber:
- Uma visibilidade mais agradável do arquivo;
- Cada cabeçalho agora contém um botão de filtro de classificação;
- As tabelas são dinâmicas, etc.
Crie blocos de informações
O objetivo dos blocos de informações é tornar sua apresentação mais clara e agradável de ler. Portanto, você deve criar áreas específicas para cada tipo de resultado:
- Criando espaços entre os grupos de informações: para isso, basta inserir quebras de coluna e quebras de linha.
- Alinhar os gráficos: trata-se de alinhar a moldura do gráfico com as tabelas adjacentes ou outros gráficos quando seu documento é composto por gráficos.
Use as guias para estruturar seu documento
Ainda no contexto de melhorar a legibilidade e o profissionalismo dos seus documentos, a estruturação da sua planilha é indispensável. Assim, quando sua planilha apresenta dados de fontes diferentes, é preferível separá-los para poder atualizá-los individualmente. Portanto, crie uma guia para cada fonte de dados, como guias de fórmulas ou cálculos na área de cálculos. Em seguida, apresente seus resultados em uma guia chamada síntese.
Uma formatação clara e atraente permite apresentar relatórios Excel claros e profissionais.